¿Cómo se empieza a trabajar con una fundación?

¿Cómo se empieza a trabajar con una fundación?

Teniendo ya claro qué es una fundación y por qué nos interesa esta forma jurídica para nuestro proyecto, cuando se parte desde cero la siguiente duda podría ir dirigida a aterrizarla en el día a día ¿qué se tiene que hacer cuando empiezas a trabajar con una fundación? ¿De qué hemos de estar pendientes? En definitiva, ¿cómo se “usa” una fundación?

Las fundaciones con frecuencia nacen de proyectos personales no vinculados al mundo empresarial o de asociaciones que buscan consolidarse, por lo que puede dar cierto vértigo arrancar una fundación, con sus consecuentes responsabilidades, cuando no se tienen conocimientos previos de gestión de entidades. Para simplificarlo repasamos algunos de los puntos de partida y actuaciones que deberán realizarse de forma cotidiana.

LLEVANZA DE LA CONTABILIDAD Y DECLARACIONES FISCALES

Las fundaciones han de legalizar los libros contables referidos a cada ejercicio económico, como desglosaba la asociación PYMEF en un artículo que recomendamos para conocer mejor las obligaciones contables y fiscales de las fundaciones. Si bien lo habitual es delegar a profesionales la elaboración y presentación de estos libros, hay una parte del trabajo que corresponde a la fundación como es el caso:

  • Tener archivadas las facturas, tanto por cada bien adquirido o servicio contratado a terceros, como las facturas emitidas.
  • Controlar el dinero en efectivo, así como los movimientos bancarios.
  • Solicitudes de préstamos o hipotecas.
  • Inventario actualizado, al menos a principio y final del ejercicio contable.
  • Documentación acreditativa si hubiera algún cambio en el patrimonio de la fundación (inmuebles, terrenos, dotación fundacional, etc.)
  • Documentación relativa a subvenciones recibidas o legados. Será importante reflejar si son o no reintegrables.

OBLIGACIONES LABORALES

Los contratos laborales en las fundaciones son exactamente igual que los contratos realizados por cualquier mercantil, aunque sí caben convenios específicos

La fundación deberá de estar dada de alta en la Seguridad Social, teniendo asignado su correspondiente Código de Cuenta de Cotización, dar de alta al trabajador, registrar su contrato en el SEPE y realizar las retenciones e ingresos a cuenta correspondientes.

Sí que desatacamos que en caso de que la persona a la que se va a remunerar, bien por contrato o por servicios, sea patrono de la fundación, familiar o representante, deberá de solicitarse una autorización previa al Protectorado correspondiente.

REGULARIZACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS

En cuanto a los voluntarios, lo primero sería aclarar qué es un voluntario y que no puede cobrar por serlo. En este caso estaríamos metiéndonos en el terreno de la contratación.

Un voluntario contribuye con su trabajo a la fundación como actividad complementaria y no con un horario tajante e impuesto. Sí que se le podrán pagar las dietas para que la actividad no le suponga un gasto. PYMEF también ampliaba el concepto del voluntario en el artículo al que lleva este link.

Por tanto, cuando la fundación decide contar con voluntarios lo que deberá realizar es:

  • Formalizar un acuerdo de voluntariado
  • Contratar un seguro de voluntariado

DECLARAR LOS DONATIVOS

Para que los donantes puedan desgravarse las donaciones hechas a favor de la fundación en su declaración, la fundación deberá de presentar un modelo ante Hacienda en enero con la relación de los donantes que han contribuido en el ejercicio cerrado. Para ello, la fundación deberá de tener una relación con los datos fiscales de los donantes, siendo éstos: el nombre/denominación completos, el DNI/NIF/NIE, el domicilio fiscal, la cantidad donada y la fecha.

Suele ser recomendable, y una garantía para el donante, que tras la donación la fundación expida un certificado reconociendo que ha recibido un donativo de esa persona (incluyendo todos los datos mencionados), de esta forma si hubiera algún problema con el cotejo de datos que Hacienda haga de lo declarado por la fundación y lo declarado por el donante y le requiriese a éste con motivo de la cantidad que solicita desgravarse, ese certificado acredita que la fundación reconoce haber recibido el donativo.

Emitir este certificado es una forma de agradecer la contribución al donante al mismo tiempo que sirve de garantía.

PLANIFICAR NUEVAS ACTIVIDADES

Durante la andadura de la fundación es probable que las actividades vayan evolucionando, que se consigan nuevos aliados, que se quiera participar o arrancar nuevos proyectos, tener la oportunidad de obtener fondos con nuevos productos o servicios, etc. Sin embargo, no se ha de olvidar que la fundación se rige por sus estatutos, en los que quedan reflejadas cuáles son sus fines y sus actividades. Aquellas que no estén recogidas en los estatutos no tendrán la consideración de actividades fundacionales y por tanto no se beneficiarán de los incentivos fiscales al mecenazgo. Se podrán llevar a cabo, pero considerándose como una actividad mercantil. Por eso es importante no guardar los estatutos de la fundación en un cajón y tenerlos siempre a mano de cara a iniciar o involucrarse en nuevas actividades. Si se considera oportuno, siempre será posible modificar los estatutos.

REUNIONES DEL PATRONATO

También los estatutos determinan el número mínimo de veces que se deberá reunir el patronato al año, las formas de asistencia y de notificación, aunque para determinadas actuaciones sí que deberá reunirse, levantando el Secretario el acta correspondiente. Las principales circunstancias por las que el patronato deberá de reunirse son: aprobación de las cuentas anuales, incluyendo la deliberación y firma del plan de actuación, para modificar estatutos, la fusión y la liquidación de la fundación y, en general, para aquellos actos que requieran la autorización del Protectorado.

De todas formas, y sobre todo durante el primer año, es normal que surjan dudas, por eso siempre recomendamos contar con acompañamiento profesional al principio, para andar con seguridad en el día a día, aprender y asegurarnos de estar haciendo las cosas bien.

 

 

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4 Comentarios
  • Ester Fonfria Novella
    Publicado a las 19:28h, 31 enero Responder

    Buenas tardes,
    Soy secretaria de una fundación en constitución. Tenemos el CIF provisional y Estamos en el trámite de inscripción en el registro. ¿Qué actos jurídicos puede hacer ya la fundación, como fundación en constitución? ¿Puede hacer convenios de colaboración sin contenido económico?
    Muchísimas gracias

    • Ramón Pérez Lucena
      Publicado a las 09:44h, 01 febrero Responder

      Esta duda no hace muchos años no se tenía pues una fundación se registraba una vez constituida ante notario en pocas semanas. Así se sigue haciendo todavía en algunos protectorados como el de Castilla y León, el de Castilla la Mancha, Murcia… Pero desde hace unos años en algunos registros se llega a tardar hasta años!
      En principio se puede hacer todo lo que no deba dejarse por el bien de la propia fundacion. Hay cosas que no se pueden pues al no tener certificado electronico no se puede contratar, temas inmobiliarios, etc. Pero claro que se pueden firmar convenios, recibir donativos…

      Puede leerse nuestra entrada: https://www.abogadodefundaciones.com/fundaciones-en-formacion/:
      “Hay una consulta habitual en todo proceso de constitución de una fundación: si una vez que se ha ido al notario y se ha enviado la escritura al registro, se pueden recibir donaciones, firmar convenios, abrir cuentas, etc.  Cuando se crea algo nuevo, es lógico que se quiera empezar cuanto antes. Pero siempre nos topamos con lo mismo: dependerá del protectorado para que la respuesta con el número de registro nos tarde medio mes, un mes, dos meses y a partir de 2016 hasta 3 años!… y esto en el caso de que no pidan correcciones, idas y venidas.
      Aunque en el proceso de discusión parlamentaria para la ley de fundaciones de 2002 se insistió en que se eliminaba el intervencionismo del Estado, el hecho es que en este tema se copió literalmente lo establecido en la ley anterior y se optó por este sistema: no hay personalidad jurídica hasta la inscripción de la fundación en su respectivo patronato”.

  • Rosa Pérez
    Publicado a las 18:15h, 14 febrero Responder

    Buenas tardes
    Estamos en el proceso del cambio de pasar de Asociación sin ánimo de lucro a Fundación. Hasta ahora el personal siempre ha sido voluntario. Pero mi pregunta es: Podemos seguir con voluntarios o es requisito para una Fundación tener parte del personal contratado con alta en SS? Muchas gracias

    • Ramón Pérez Lucena
      Publicado a las 18:10h, 17 febrero Responder

      El personal puede ser solo voluntario siempre que se tenga al día el seguro de cada voluntario y siempre mejor que conste mediante contrato de voluntariado la actividad que van a desarrollar. Una fundacion no tiene que tener personal contratado.

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